Die Nebenkostenabrechnung richtig prüfen

Die Nebenkostenabrechnung ist ein Thema, dem sich viele Mieter nur mit Unbehagen nähern. Zum einen denken viele dabei sofort an Nachzahlungen. Denn obwohl sich aus der Abrechnung prinzipiell auch Rückzahlungen für den Mieter ergeben können, sorgen doch überdurchschnittliche Preissteigerungen gerade im Energiebereich oft dafür, dass mit der Nebenkostenabrechnung weitere Zahlungen fällig werden. Zum anderen gilt das Thema vielen als äußerst kompliziert, weil sie sich ungern mit den rechtlichen Regelungen auseinandersetzen. Dabei lohnt es sich, sich an dieser Stelle einen Überblick zu verschaffen – sei es zur Prüfung einer vorliegenden Abrechnung oder eines neuen Mietvertrags anlässlich eines Umzugs.

Die Sache scheint klar: Die Nebenkostenabrechnung ist eine Abrechnung über die Nebenkosten einer Wohnung. Doch der Begriff der Nebenkosten ist gar nicht eindeutig definiert. Darunter kann man letztlich alle Kosten verstehen, die zusätzlich zur Miete anfallen und irgendwie mit der Mietsache verbunden sind, also beispielsweise Heizung, Strom und Wasser. Meistens werden darunter jene Kosten verstanden, die zusätzlich zur Miete vom Vermieter abgerechnet werden. Das sind jedoch im Wesentlichen die Betriebskosten. Dieser Begriff ist klar definiert, denn er findet sich im BGB und in der Betriebskostenverordnung.

Für alle Nebenkosten, die der Vermieter abrechnen will, gilt: Es muss im Mietvertrag vereinbart sein, dass der Mieter diese Kosten zu tragen hat. Der erste Schritt bei der Überprüfung einer Nebenkostenabrechnung sollte also der Vergleich mit dem Mietvertrag sein. Und beim Umzug in eine neue Wohnung sollte man entsprechend auch darauf achten, welche Kosten der Vermieter auf den Mieter abwälzen will und ob sich dadurch die Belastung von derjenigen in der alten Wohnung unterscheidet. Diese Tipps gelten natürlich genauso für Nebenkosten, die von anderen als dem Vermieter in Rechnung gestellt werden: Bei Zweifeln sollte man zunächst einen Blick in den jeweiligen Vertrag werfen.

Die Nebenkostenabrechnung des Vermieters sollte man dann in einem zweiten Schritt prüfen, indem man die einzelnen Punkte mit den Vorgaben der Betriebskostenverordnung vergleicht. So ist eindeutig geregelt, dass Verwaltungs- und Instandhaltungskosten nicht auf den Mieter abgewälzt werden dürfen. Außerdem enthält die Verordnung eine Aufzählung der Betriebskosten. Diese ist zwar nicht vollständig, dürfte in vielen Zweifelsfällen aber bereits weiterhelfen.

Diese Nebenkosten werden nach einem bestimmten Verteilerschlüssel auf die Mieter des Hauses umgelegt. Entweder nach Kopfzahl oder nach Wohnfläche. Haben Mieter und Vermieter nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart, gilt Wohnfläche als Verteilerschlüssel. Wasserkosten können auch verbrauchsabhängig verteilt werden mit Hilfe von Wasseruhren.

Nebenkosten muss der Mieter zusätzlich zur Miete nur zahlen, wenn dies im Mietvertrag ausdrücklich wirksam vereinbart ist. Nach den Bestimmungen der Betriebskostenverordnung dürfen aber nur bestimmte Posten als Nebenkosten vertraglich vereinbart werden.

Hier eine Übersicht über alle zulässigen Nebenkosten:

• Grundsteuer - diese wird von der zuständigen Kommune festgelegt und manchmal im Mietvertrag als "öffentliche Lasten" beschrieben. Hierauf hat der Vermieter keinen Einfluss.
• Wasser - hierunter werden regelmäßige Ausgaben für die Bereitstellung von Wasser zusammengefasst, können aber auch Kosten für eine Wasseraufbereitungsanlage mit einschließen.
• Abwasser - ebenso wie die Grundsteuer wird die Nutzung einer öffentlichen Entwässerungsanlage an die Stadt abgegeben oder aber das Geld fließt in die Instandhaltung einer eigenen Klärgrube.
• Fahrstuhlkosten - zu Fahrstuhlkosten gehören alle Kosten, die der Fahrstuhl im täglichen Betrieb verursacht als auch Pflege, Reinigung und regelmäßige Überprüfung.
• Straßenreinigung und Müllabfuhr - gehört ebenfalls zu den städtischen Kosten, auf die der Vermieter keinerlei Einfluss hat.
• Hausreinigung - ist durch die Mieter keine Treppenhausreinigung vereinbart, werden von allen Mietern gemeinsam die Kosten für eine Putzhilfkraft geteilt, die sich um alle gemeinsam genutzten Räume wie Treppenhaus, Keller oder Waschraum kümmert. Hierunter fällt auch die Ungezieferbekämpfung.
• Gartenpflege - gehört zur Wohnung eine gemeinsam genutzte Grünfläche, kann die Pflege dieser Flächen ebenfalls durch die Nebenkosten abgerechnet werden.
• Beleuchtung - hierunter fallen sowohl Strom- als auch Materialkosten für Außenbeleuchtung und Beleuchtung gemeinsam genutzter Räume wie z.B. Keller oder Dachboden.
• Schornsteinreinigung - ist gesetzlich vorgeschrieben, wenn der Schornstein noch als solcher genutzt werden soll.
• Beleuchtung - schließt betriebliche Kosten sowie Ersatzleuchtstoffe für Außenbeleuchtung oder gemeinsam genutzte Räume wie Keller und Dachboden mit ein.
• Schornsteinfeger - Schornsteinreinigung ist gesetzlich vorgeschrieben.
• Versicherungen - Gebäudeversicherungen gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden, Glasversicherungen sowie Haftpflichtversicherungen für Gebäude, Öltank und Aufzug.
• Hausmeister: enthält das Gehalt für einen Hauswart.
• Kabelfernsehen/Antenne - alle Kosten für gemeinsam genutzten TV- oder Internetanschluss
• Gemeinschaftseinrichtungen - hierunter fallen alle von der Mietergemeinschaft genutzten Räume und Geräte wie Waschmaschine, Trockner, aber auch Schwimmbad oder Sauna.

Generell gilt: Alle Kosten, die durch einmalige Maßnahmen oder Reparaturen entstehen, sind Sache des Vermieters – es sei denn, der Mieter hat den Schaden selbst verursacht. Auch Verwaltungskosten muss der Vermieter allein tragen. Werden Kosten für den Hausmeister auf die Mieter umgelegt, beinhalten diese meist auch die Kosten für Treppenhausreinigung und Gartenpflege, die dann nicht mehr zusätzlich auf der Nebenkostenabrechnung erscheinen sollten. Ebenso muss der Mieter nicht für Kosten durch Mietausfall-, Rechtsschutz- oder Hausratversicherungen des Vermieters aufkommen.

Wenn Sie Zweifel an der Rechtmäßigkeit Ihrer Nebenkostenabrechnung haben und die einzelnen Posten der Nebenkosten anhand der Originalrechnungen nachprüfen möchten, haben Sie darauf einen Rechtsanspruch. Ihr Vermieter muss Ihnen also Einblick in seine Unterlagen über die Nebenkosten gewähren – dazu kann er Ihnen entweder Kopien zusenden oder sie können vor Ort Einblick in die Bücher nehmen.

Wichtig ist auch der Zeitpunkt, an dem Ihnen die Abrechnung zugestellt wird: Liegt der Abrechnungszeitraum mehr als 12 Monate zurück, sind Sie zur Zahlung der Nebenkosten nicht mehr verpflichtet. Allerdings: Wenn Ihnen Ihr Vermieter innerhalb der Zwölfmonatsfrist eine fehlerhafte Abrechnung zustellt, müssen Sie den korrekten Betrag bezahlen, auch wenn die korrekte Abrechnung erst später bei Ihnen eintrifft.

Wenn Sie eine Nebenkostenzahlung aus irgendwelchen Gründen zurückhalten, müssen Sie nicht um Ihre Wohnung fürchten: Ihr Vermieter kann Sie im Zweifelsfall zwar verklagen, zu einer Kündigung berechtigt das Einbehalten der Nebenkosten ihn aber nicht! Bei größeren Streitigkeiten um die Nebenkostenabrechnung empfiehlt sich aber in jedem Falle der Gang zum Mieterverein – hier können Sie Ihre Abrechnung von Spezialisten prüfen lassen, die Ihnen gegebenenfalls auch bei einem Rechtsstreit um die Nebenkosten kompetent zur Seite stehen.

Zu den umlagefähigen Mietnebenkosten, die ein Mieter tragen oder an denen er sich nach einem bestimmten Verteilerschlüssel beteiligen muss, gehören unter anderem die Grundsteuer, die Wasserversorgung, die Sach- und Haftpflichtversicherungen, die Entwässerung, der Betrieb der zentralen Heizungs-, Warmwasser- und Abgasanlage, die Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, die Gartenpflege sowie die Kosten für die Außen- und Innenbeleuchtung. Aber auch sonstige Mietnebenkosten wie beispielsweise die Schornsteinreinigung, die Wartung eines Fahrstuhls oder der Betrieb einer gemeinschaftlichen Antennenanlage sind zu beachten. Nicht immer müssen die einzelnen Positionen aufgelistet werden, wobei der Verweis auf den Betriebskostenkatalog schon ausreicht. Verwaltungsaufwendungen oder Kosten für die Instandhaltung sind nicht umlagefähig.

Die Abrechnung der Mietnebenkosten erfolgt in der Regel für ein Kalenderjahr. Die ausführliche Abrechnung für ein Jahr muss im darauffolgenden Jahr erfolgen. Liegt die Abrechnung nicht rechtzeitig vor und hat der Vermieter das zu vertreten, kann er keine Nachforderungen geltend machen. Mieter haben weiterhin einen Anspruch auf eine Abrechnung und somit auf ein mögliches Guthaben. In der Abrechnung sollten die Gesamtkosten aufgelistet und der angewendete Verteilerschlüssel erläutert werden. Alle Mietnebenkosten müssen einzeln aufgelistet werden, sodass der Mieter die Kosten zum einen nachvollziehen kann und außerdem prüfen kann, ob nur gesetzlich relevante Posten aufgelistet wurden. Dem Mieterbund zufolge ist es sinnvoll, sich bei dem jährlichen Ausgleich der Mietnebenkosten an den Zahlen des Vorjahres zu orientieren. Kommen unmittelbar nach Zustellung einer Nebenkostenabrechnung Zweifel an der Höhe der Kosten oder den abgerechneten Posten auf, ist es ratsam, die Mietnebenkostenabrechnung durch sachkundige Personen, wie beispielsweise in einem Mieterverein, prüfen zu lassen.

Wenn beim Mieter der Verdacht besteht, dass die Nebenkostenabrechnung Fehler enthält, kann er darauf bestehen, alle Originaldokumente einzusehen und zu überprüfen. Falls der Klärungsbedarf länger als vier Wochen andauert, sollte der Mieter die Nebenkostenabrechnung zunächst bezahlen, jedoch unter Vorbehalt. Ist die Nebenkostenabrechnung tatsächlich fehlerhaft, kann der Mieter das Geld problemlos zurückverlangen.

Der Vermieter muss dafür sorgen, dass seine Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Beendigung des Abrechnungszeitraums in den Händen halten. Forderungen, die verspätet bei den Mietern gestellt werden, müssen nicht mehr bezahlt werden. Hat ein Mieter jedoch das Gefühl, dass ihm eine saftige Rückerstattung winkt, kann er umgekehrt auf die Betriebskostenabrechnung bestehen.

Nebenkostenrechner für Mieter fragen typischerweise nach den geleisteten Vorauszahlungen und der Höhe einer eventuell fälligen Nachzahlung sowie nach Parametern wie der Wohnungsgröße, um dann ein Urteil darüber abzugeben, ob die Gesamthöhe der Nebenkosten angemessen ist. Eine wichtige Frage bei der Auswahl eines Nebenkostenrechners ist natürlich, auf welche Daten dieser zugreift, um die Höhe der Nebenkosten zu bewerten. Es empfiehlt sich außerdem, mehrere Angebote daraufhin zu prüfen, welche Details berücksichtigt werden. Manche Nebenkostenrechner erfragen zum Beispiel auch die Postleitzahl der Wohnung, um regionale Unterschiede in die Auswertung einfließen zu lassen. In jedem Fall ist der Nebenkostenrechner natürlich nur ein erster Schritt. Ergeben sich hier Anhaltspunkte für eine fehlerhafte Abrechnung, muss man diese selbst anhand der Betriebskostenverordnung und des BGB überprüfen oder gleich Experten wie einen Mieterverein oder einen spezialisierten Rechtsanwalt einschalten.