Wohnungsübergabeprotokoll: Zustand der Wohnung dokumentieren

Ob ein Sprung im Waschbecken, eine defekte Heizung oder ein Kratzer im Dielenboden – wenn Mieter ausziehen, können solche Mängel zu Streitigkeiten zwischen Vermietern und Mietern führen. Um diesem Szenario und etwaigen gerichtlichen Auseinandersetzungen vorzubeugen, ist es ratsam, wenn der Zustand der Wohnung und der einzelnen Räume bei der Übergabe protokolliert wird. Hinzu kommt, dass die Schönheitsreparaturen, die vom Mieter beim Auszug vorzunehmen sind, vielfach davon abhängen, in welchem Zustand sich die Wohnung tatsächlich befindet. Mieter sollten daher darauf achten, dass sämtliche Details dokumentiert werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass sowohl beim Einzug als auch beim Auszug ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellt wird.

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Auf Details achten

Zwar bestehen grundsätzlich keine Vorschriften, in welcher Form das Wohnungsübergabeprotokoll erstellt werden sollte. Allerdings sollten Mieter darauf achten, dass beim Einzug sämtliche Wohnungsmängel im Protokoll festgehalten werden. Nur so können Mieter vermeiden, dass ihnen später die Schäden angelastet werden. Daher sollte der Anfertigung des Wohnungsübergabeprotokolls die nötige Aufmerksamkeit gewidmet werden. Unterschreiben Mieter ein Wohnungsübergabeprotokoll, in dem Mängel in der Wohnung nicht dokumentiert werden, obwohl etwa die Scheibe in der Schlafzimmertür einen Sprung hat, kann dies beim Umzug zu Problemen führen. Denn der Mieter ist dann in der Beweispflicht, dass der Schaden schon vor dem Einzug bestand. Daher sollte ein Wohnungsübergabeprotokoll nicht übereilt unterschrieben werden. Des Weiteren sollten die Wohnungsbesichtigung und die Erstellung des Wohnungsübergabeprotokolls im Beisein des Mieters und Vermieters erfolgen. Wenn der Vermieter diesem Prozedere allerdings nicht zustimmt, empfiehlt es sich, gemeinsam mit einem Zeugen, im besten Fall mit einem Fachmann, den Wohnungsdurchgang zu absolvieren.

Sämtliche Mängel im Wohnungsübergabeprotokoll festhalten

Wichtig ist zudem, dass ein Wohnungsübergabeprotokoll beim Einzug und beim Auszug angefertigt wird. Vermieter stellen in der Regel ein standardisiertes Formular zur Verfügung, dass dann in zweifacher Ausführung erstellt und von Mieter und Vermieter unterzeichnet wird. Dieses Formular sollte in jedem Fall sorgfältig aufgehoben werden. Darüber hinaus finden Mieter aber auch im Internet diverse Muster-Formulare zum Download. Diese Muster-Wohnungsübergabeprotokolle enthalten bereits eine Vielzahl an Eckdaten. Allerdings sollten auch alle weiteren Mängel und Unstimmigkeiten in das Protokoll aufgenommen werden. Nur so gehen Mieter auf Nummer sicher, dass es beim Auszug nicht zum Streit kommt. Typische Streitpunkte betreffen beispielsweise lose Tapeten, Kratzer im Parkettboden, beschädigte Fliesen, große Bohrlöcher oder abblätternde Wandfarben. Des Weiteren sind auch defekte Lichtschalter, fehlende Türen, schwer zu öffnende Fenster oder beschädigte Armaturen und Spiegel in das Wohnungsübergabeprotokoll aufzunehmen.

Was das Übergabeprotokoll enthalten sollte

Im Übergabeprotokoll wird detailliert der Zustand festgehalten, in dem sich die Wohnung entweder vor oder nach einem Umzug befindet. Besonderes Augenmerk sollte dabei auf Mängel gelegt werden. Dies können offensichtliche Schäden an Boden, Wänden, Türen und Fenstern sein, aber auch unauffälligere wie defekte Steckdosen, gesprungene Fliesen oder grobe Verschmutzungen, besonders, wenn unklar ist, ob sich diese rückstandlos entfernen lassen. Überprüft werden sollte auch das Funktionieren von Lichtschaltern, Elektrogeräten und Wasserspülungen und -hähnen. Hilfreich ist die Begehung bei Tageslicht, da bei künstlichem Licht leichter Mängel übersehen werden. Es sollte außerdem notiert werden, ob die Wohnung über Sonderausstattungen verfügt. Ein häufiger Streitpunkt und daher wichtiger Bestandteil des Übergabeprotokolls ist auch die Anzahl der übergebenen Schlüssel inklusive Keller- und Briefkastenschlüssel etc. Die Zählerstände sollten in Hinsicht auf die Betriebskostenabrechnung ebenfalls unbedingt aufgezeichnet werden. Natürlich sind auch das Datum der Übergabe und das Ein- bzw. Auszugsdatum zu vermerken. Um dem Übergabeprotokoll Gültigkeit zu verleihen, muss es von Mieter und Vermieter sowie von gegebenenfalls anwesenden Zeugen unterzeichnet werden. Durch die Einbeziehung von Zeugen erhält das Übergabeprotokoll im Streitfall möglicherweise zusätzliches Gewicht.

Was den Inhalt des Übergabeprotokolls betrifft, gibt es keine rechtlichen Vorgaben. Da es den genauen Zustand eines Mietobjekts beschreibt und deshalb ein wichtiges Dokument darstellt, sollten jedoch einige Informationen immer enthalten sein:

  • Anschrift des Mietobjekts
  • Daten des Vermieters, Mieters und eventueller Zeugen (z. B. Hausmeister)
  • Datum der Wohnungsübergabe und des Einzugs
  • Zählerstände für Gas, Wasser und Strom
  • Eventuell bestehende Mängel

Weitere Punkte können im Übergabeprotokoll für die neue Wohnung festgehalten werden, zum Beispiel:

  • Vereinbarungen zu Schönheitsreparaturen
  • Informationen zur Schlüsselübergabe
  • Angaben zur Mietkaution
  • Eventuelle Ausnahmeregelungen

Bedeutung des Übergabeprotokolls im Konfliktfall

Selbstverständlich ist der Mieter nicht für Beschädigungen zur Verantwortung zu ziehen, die bei seinem Einzug in die Wohnung bereits bestanden. Es ist deshalb eine große Entlastung, wenn der Mieter anhand des beim Einzug erstellten Protokolls nachweisen kann, dass etwa die Tür zur Küche schon damals den beanstandeten Riss aufwies. Nach dem Auszug eines Mieters kann der Vermieter aber die Beseitigung von durch den Mieter verursachten Schäden bzw. eine Ausgleichszahlung verlangen oder die Mietkaution zurückbehalten, sofern die Schäden beim Auszug in einem Übergabeprotokoll vermerkt wurden. Herrscht bezüglich der Verantwortung für einen Mangel Uneinigkeit, sind beide Parteien in der Beweispflicht. Übergabeprotokolle sind in diesem Zusammenhang für alle Beteiligten wertvolle Dokumente.

Übergabeprotokoll immer in der leeren Wohnung erstellen

Das Übergabeprotokoll sollte beim Ein- beziehungsweise Auszug erstellt werden. Um nichts zu übersehen, sollten sich zu diesem Zeitpunkt keine Einrichtungsgegenstände in der Mietwohnung befinden und eventuelle Renovierungsarbeiten sollten abgeschlossen sein. Wenn der Vermieter kein Übergabeprotokoll anfertigen will, sollte sich der Mieter trotzdem absichern und es gemeinsam mit einem neutralen Zeugen selbst erstellen.

Das Übergabeprotokoll als Kontrollgegenstand vor dem Auszug

Dem Vermieter beim Auszug die Wohnungsschlüssel einfach in den Briefkasten zu werfen, kann zu bösen Überraschungen führen. Vielleicht sind im Laufe der Zeit Schäden entstanden, für die der Mieter verantwortlich ist. Die Beseitigung dieser Schäden kann der Vermieter dann mit der geleisteten Kaution verrechnen. Um herauszufinden, für welche Mängel der Mieter verantwortlich ist, sollte auch vor einem Auszug ein gemeinsamer Rundgang durch die Wohnung stattfinden. Das Übergabeprotokoll dient dabei als Beweismittel für Schäden und Mängel, die die Wohnung schon vor dem Einzug aufzuweisen hatte. Bei dieser Wohnungsbesichtigung wird festgehalten, welche Arbeiten der Mieter gegebenenfalls noch zu erledigen hat.

Das Abnahmeprotokoll als Sicherheit für den Mieter

Als Mieter sollte man beim Auszug auf ein sogenanntes Abnahmeprotokoll bestehen. In diesem Dokument wird der Zustand der Wohnung beim Auszug festgehalten. Wenn ein Vermieter darin bestätigt, dass er eine Wohnung im ordnungsgemäßen Zustand zurückerhalten hat, kann er im Nachhinein keine Mängel mehr geltend machen und muss die Mietkaution fristgerecht und in voller Höhe zurückerstatten.


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